Microsoft access 2010 en profundidad

Microsoft Access 2010 es una herramienta eficaz y gestor de bases de datos relacionales muy utilizado tanto en el entorno profesional y empresarial como en el personal.
Este libro muestra las posibilidades de trabajo que aporta como valor añadido la nueva versión del programa, abordando la mayoría de las funcionalidades de la base de datos a través de ejercicios prácticos y aplicaciones que ilustran la utilidad de esta herramienta para el almacenamiento de la información a través de diseños relacionales estándar, que permiten fácilmente la comunicación con otras bases de datos. Inicialmente se tratan las características, instalación e inicio del programa, así como los conceptos, objetos y elementos esenciales para el diseño y creación de bases de datos; después se profundiza en el trabajo con tablas, relaciones, claves, índices y todo tipo de consultas a las bases de datos; a continuación, se dedica especial atención al lenguaje SQL de Access y su relación con otras bases de datos como SQL Server, Oracle, etc.
Por último, se analiza el trabajo con informes, etiquetas y formularios, así como la interrelación entre Access y Word a través de la combinación de correspondencia y la importación y exportación de datos a Excel, Word, SQL Server y otros orígenes de datos ODBC. Cada capítulo finaliza con la resolución de varios ejercicios prácticos.

Conozca

Las novedades de Access 2010 respecto a las versiones anteriores.
Las Características y el entorno de trabajo.
Conceptos y diseño de bases de datos.
El Lenguaje Access SQL.

Aprenda

A realizar operaciones básicas para manejar bases de datos.
La creación de: Tablas, relaciones, claves e índices.
Cómo realizar consultas.
Funciones avanzadas y subconsultas SQL.
Cómo Importar y exportar a Access, Excel y Word.

Realice

Bases de datos.
Resúmenes y multitablas en SQL.
Modificación de datos en Access SQL.
Informes, etiquetas y formularios.

ÍNDICE
Introducción ………………………………………………………………………………….. XI
Capítulo 1. Características, instalación, inicio y entorno de trabajo …………. 1

Características y novedades de Access 2010 …………………………………………… 1
Comienzo rápido del trabajo y seguimiento de la información …………………….. 2
Compartir información con otros usuarios ………………………………………….. 11
Creación de informes ……………………………………………………………………….. 13
Administración y auditoría de la información ………………………………………. 15
Instalación de Access 2010 …………………………………………………………………… 17
Agregar o quitar componentes de la instalación ………………………………….. 21
Inicio de Access 2010 …………………………………………………………………………… 22
Entorno de trabajo de Access 2010 ………………………………………………………… 25
La cinta de opciones de Access 2010 ……………………………………………………… 27
Barra de herramientas de acceso rápido ………………………………………………… 30
Panel de exploración o de navegación ……………………………………………………. 32
Documentos con fichas ………………………………………………………………………… 34
Barra de estado …………………………………………………………………………………… 36
Minibarra de herramientas …………………………………………………………………… 36
El botón Archivo ………………………………………………………………………………….. 37
Ayuda en Access 2010 ………………………………………………………………………….. 43
Límites de Access 2010 ………………………………………………………………………… 46
Limitaciones generales …………………………………………………………………….. 46
Limitaciones de tablas ……………………………………………………………………… 47
Limitaciones en consultas …………………………………………………………………. 48
Limitaciones en formularios e informes ……………………………………………… 49
Limitaciones en macros ……………………………………………………………………. 50
Capítulo 2. Conceptos y diseño de bases de datos ……………………………….. 51

Conceptos básicos: tablas, campos y registros ………………………………………… 51
Diseño de una base de datos relacional ………………………………………………….. 52
Integridad……………. ………………………………………………………………………….. 53
Índices ……………………………………………………………………………………………. 53

Ejemplo de diseño de una base de datos relacional …………………………………. 54
Objetos típicos en bases de datos Access ……………………………………………….. 59
Tablas …………………………………………………………………………………………….. 60
Formularios …………………………………………………………………………………….. 61
Informes ………………………………………………………………………………………… 62
Consultas ……………………………………………………………………………………….. 63
Macros …………………………………………………………………………………………… 63
Módulos …………………………………………………………………………………………. 64
El proceso de diseño de las bases de datos Access …………………………………… 65
Claves principales en Access ……………………………………………………………… 66
Relaciones en Access ……………………………………………………………………….. 67
Relación uno a varios ……………………………………………………………………….. 68
Relación varios a varios ……………………………………………………………………. 69
Relación uno a uno ………………………………………………………………………….. 70
Normalización …………………………………………………………………………………….. 70
Primera forma normal ……………………………………………………………………… 71
Segunda forma normal …………………………………………………………………….. 71
Tercera forma normal ………………………………………………………………………. 71
Ejercicios ……………………………………………………………………………………………. 72

Capítulo 3. Creación de bases de datos ………………………………………………. 79

Crear una base de datos en Access 2010 ………………………………………………… 79
Crear una nueva base de datos en blanco …………………………………………… 80
Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla existente ………….. 81
Crear una nueva base de datos web en blanco ……………………………………. 83
Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla de
Microsoft Office Online ………………………………………………………………… 84
Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla web existente …… 85
Abrir una base de datos existente en Access 2010 …………………………………… 86
Administrar tablas en la vista Hoja de datos ……………………………………………. 88
Agregar campos y registros a una tabla en la vista Hoja de datos …………… 88
Agregar un nuevo campo a una tabla existente …………………………………… 92
Agregar un nuevo campo a una tabla nueva ……………………………………….. 93
Definir explícitamente el tipo de datos de los campos ………………………….. 94
Definir explícitamente el formato de los campos …………………………………. 96
Propiedades de campos ……………………………………………………………………. 97
Agregar y eliminar campos de las tablas ……………………………………………… 98
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Hoja de datos …. 100

Guardar una tabla ……………………………………………………………………………. 101
Ordenar registros en una hoja de datos ……………………………………………… 101
Buscar datos en la hoja de datos ……………………………………………………….. 102
Establecer filtros ……………………………………………………………………………… 103
Añadir, modificar y eliminar registros ………………………………………………… 107
Copiar, cortar y mover registros ………………………………………………………… 108
Abrir, cambiar nombre, importar, exportar, ocultar, eliminar,
cortar, pegar y copiar tablas …………………………………………………………. 109
Cambiar el formato de una hoja de datos …………………………………………… 110
Imprimir la hoja de datos ………………………………………………………………….. 111
Cerrar la hoja de datos …………………………………………………………………….. 112
Administrar tablas en la vista Diseño ……………………………………………………… 112
Definir o cambiar la clave principal en la vista Diseño …………………………… 114
Definir las propiedades de los campos en la vista Diseño ……………………… 116
Ejercicios ……………………………………………………………………………………………. 127
Capítulo 4. Tablas, relaciones, claves e índices …………………………………….. 149

Crear una tabla nueva ………………………………………………………………………….. 149
Crear una tabla en una nueva base de datos ……………………………………….. 149
Crear una tabla en una base de datos existente …………………………………… 150
Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla …………………………………. 152
Importar o vincular para crear una tabla …………………………………………….. 153
Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint ………………………………. 154
Importar o vincular datos de orígenes ODBC, HTML, Outlook, dBase,
Excel y ASCII …………………………………………………………………………………… 158
Relaciones ………………………………………………………………………………………….. 159
Ver las relaciones de tabla existentes en una base de datos ………………….. 162
Crear relaciones ………………………………………………………………………………. 165
Eliminar una relación de tabla …………………………………………………………… 169
Modificar una relación de tabla ………………………………………………………… 170
Establecer el tipo de combinación ……………………………………………………… 171
Exigir integridad referencial ………………………………………………………………. 173
Actualizar y eliminar en cascada los registros relacionados …………………… 173
Claves principales ………………………………………………………………………………… 177
Claves principales de Autonumérico ………………………………………………….. 177
Claves principales de Campo simple …………………………………………………… 177
Claves principales de Campos múltiples ……………………………………………… 177
Establecer o cambiar la clave principal ……………………………………………….. 178
Quitar la clave principal ……………………………………………………………………. 179

Índices ……………………………………………………………………………………………….. 180
Decidir los campos que se van a indizar ……………………………………………… 180
Índices de varios campos ………………………………………………………………….. 181
Crear un índice ………………………………………………………………………………… 181
Crear un índice de un solo campo ……………………………………………………… 181
Crear un índice de varios campos ………………………………………………………. 182
Eliminar un índice ……………………………………………………………………………. 184
Ver y modificar índices …………………………………………………………………….. 185
Creación automática de índices …………………………………………………………. 185
Optimizar el rendimiento general de las tablas ……………………………………….. 187
Optimizar el rendimiento de la base de datos de Access mediante el
Analizador de rendimiento ……………………………………………………………. 188
Normalización de la base de datos mediante el Asistente para analizar tablas … 190
Ejercicios ……………………………………………………………………………………………. 193
Capítulo 5. Consultas. Diseño, creación y tipos …………………………………….. 203

Consultas ……………………………………………………………………………………………. 203
Crear consultas de selección sencillas …………………………………………………….. 207
Crear una consulta de selección sencilla mediante un asistente …………….. 207
Crear una consulta de selección sencilla mediante la vista Diseño:
Criterios de Campo y Orden ………………………………………………………….. 210
Especificar varios criterios en una consulta …………………………………………….. 213
Funciones agregadas y otras opciones de la fila Total de la cuadrícula de diseño …. 214
Ver o modificar la instrucción SQL que está detrás de una consulta existente ….. 216
Crear un campo calculado en una consulta …………………………………………….. 217
Operadores típicos a utilizar en expresiones …………………………………………… 217
Consultas de referencias cruzadas …………………………………………………………. 218
Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas ……………………………. 219
Consultas de parámetros ……………………………………………………………………… 222
Consultas de acción ……………………………………………………………………………… 224
Consultas de eliminación ……………………………………………………………………… 225
Eliminar registros de una o varias tablas de una relación uno a uno ……….. 225
Eliminar registros mediante una consulta que incluya sólo la tabla “uno”
de una relación uno a varios …………………………………………………………. 226
Eliminar registros mediante una consulta que incluya ambas tablas
de una relación relación uno a varios ……………………………………………… 226
Consultas de actualización ……………………………………………………………………. 227
Ejemplos de expresiones en consultas de actualización ………………………… 229

Consultas de datos anexados ………………………………………………………………… 229
Consultas de creación de tabla ……………………………………………………………… 231
Ejercicios ……………………………………………………………………………………………. 233
Capítulo 6. Lenguaje Access SQL. Definición de datos ……………………………. 249

Introducción a SQL de Access ………………………………………………………………… 249
Elementos básicos de SQL …………………………………………………………………….. 252
Tipos de datos SQL de Access ……………………………………………………………….. 253
Tipos de datos equivalentes del SQL de ANSI ………………………………………….. 254
Operadores en SQL para Access …………………………………………………………….. 256
Funciones más importantes en Access SQL …………………………………………….. 258
Funciones numéricas ……………………………………………………………………….. 258
Funciones de fecha y hora ………………………………………………………………… 259
Funciones de cadena ……………………………………………………………………….. 260
Funciones de agregado …………………………………………………………………….. 261
Usar caracteres comodín en la comparación de cadenas ………………………. 264
SQL y las consultas de acción y definición de datos ………………………………….. 266
Usar sintaxis SQL en Access. Vista SQL ……………………………………………………. 266
Lenguaje de definición de datos en Access SQL ……………………………………….. 269
Creación de las tablas de una base de datos. Sentencia CREATE TABLE …… 269
Restricciones. La cláusula CONSTRAINT ………………………………………………. 270
Inserción de registros en las tablas de una base de datos. Sentencia INSERT ….. 274
Creación de tablas en el entorno SQL de Access ………………………………………. 276
Creación de índices con CREATE INDEX ………………………………………………….. 286
Ejercicios ……………………………………………………………………………………………. 290
Capítulo 7. Lenguaje de Access SQL. Consulta de datos …………………………. 295

Access SQL: lenguaje de consulta de datos ……………………………………………… 295
Sentencia SELECT ………………………………………………………………………………… 296
Cláusula FROM ………………………………………………………………………………… 298
Cláusula WHERE………………………………………………………………………………. 298
Cláusula GROUP BY ………………………………………………………………………….. 301
Cláusula ORDER BY ………………………………………………………………………….. 302
Cláusula IN ……………………………………………………………………………………… 303
Cláusula HAVING …………………………………………………………………………….. 304
Cláusula WITH OWNERACCESS OPTION ……………………………………………… 305
Predicados ALL, DISTINCT, DISTINCTROW, TOP ……………………………………. 306

Sentencia SELECT…INTO ……………………………………………………………………….. 308
Observaciones relativas a la sentencia SELECT ………………………………………… 309
Selección de filas …………………………………………………………………………………. 309
Filas duplicadas y la cláusula DISTINCT ……………………………………………….. 311
Ordenación de los resultados de una consulta ………………………………………… 312
Columnas calculadas ……………………………………………………………………………. 314
Renombrar columnas: cláusula AS …………………………………………………………. 316
Consultas con condiciones de búsqueda …………………………………………………. 316
Contrastes de comparación ………………………………………………………………. 317
Contraste de rango: cláusula BETWEEN…AND …………………………………….. 318
Contraste de pertenencia a un conjunto: cláusula IN ……………………………. 319
Contraste de valor nulo: cláusula IS NULL …………………………………………… 320
Contrastes compuestos: cláusulas AND, OR y NOT ………………………………. 321
Combinación de consultas: cláusula UNION ……………………………………………. 322
Ejercicios ……………………………………………………………………………………………. 327
Capítulo 8. Consultas resumen y multitabla en SQL ………………………………. 335
Access SQL: consultas multitabla …………………………………………………………… 335
JOIN de dos tablas ……………………………………………………………………………….. 336
JOINS con criterios de selección de filas ……………………………………………… 339
JOINS con múltiples columnas de emparejamiento ……………………………… 340
JOINS de tres o más tablas ……………………………………………………………………. 341
JOIN con condiciones de búsqueda sin igualdad ………………………………………. 344
JOINS internos y externos …………………………………………………………………….. 345
JOIN EXTERNO completo ………………………………………………………………….. 346
JOIN EXTERNO izquierdo y derecho ……………………………………………………. 347
INNER JOIN …………………………………………………………………………………………. 349
LEFT JOIN, RIGHT JOIN …………………………………………………………………………. 350
Casos especiales en consultas multitabla ………………………………………………… 354
Consultas resumen ………………………………………………………………………………. 358
Funciones de agregado en la lista de selección ……………………………………. 358
Función COUNT(*) …………………………………………………………………………… 361
Valores NULL en las funciones de agregado ………………………………………… 362
Agrupar filas con GROUP BY ……………………………………………………………… 363
Ejercicios ……………………………………………………………………………………………. 369

Capítulo 9. Funciones avanzadas y subconsultas SQL …………………………….. 375

Subconsultas ………………………………………………………………………………………. 375
Reglas de las subconsultas ……………………………………………………………………. 379
Subconsultas con IN …………………………………………………………………………….. 380
Subconsultas con operadores de comparación ……………………………………….. 382
Subconsultas con EXISTS ………………………………………………………………………. 383
Subconsultas con ANY, SOME o ALL ……………………………………………………….. 385
Uso avanzado de funciones …………………………………………………………………… 387
Funciones de cadena ……………………………………………………………………….. 387
Funciones numéricas ……………………………………………………………………….. 388
Funciones agregadas o estadísticas ……………………………………………………. 389
Funciones de fechas y horas ……………………………………………………………… 391
Ejercicios ……………………………………………………………………………………………. 393
Capítulo 10. Modificación de datos en Access SQL ………………………………… 397

Lenguaje de modificación de datos en SQL ……………………………………………… 397
Modificación de tablas con ALTER TABLE ………………………………………………… 397
CREATE TABLE, ALTER TABLE y las restricciones de integridad …………………… 400
Restricciones PRIMARY KEY ………………………………………………………………. 400
Restricciones FOREIGN KEY ………………………………………………………………. 401
Restricciones de integridad referencial en cascada ………………………………. 403
Restricciones UNIQUE ………………………………………………………………………. 403
Definiciones DEFAULT ………………………………………………………………………. 404
Permitir valores NULL ………………………………………………………………………. 404
ALTER TABLE y ADD: cambios en columnas, tablas y restricciones de integridad …. 411
CREATE INDEX: añadiendo índices a las tablas …………………………………………. 412
ALTER TABLE y DROP: borrado de columnas y
restricciones de integridad ………………………………………………………………. 414
Borrado de tablas e índices con DROP ……………………………………………………. 414
Introducir datos en tablas. La sentencia INSERT ………………………………………. 415
Insertar una fila mediante INSERT INTO…VALUES ………………………………… 416
Insertar valores NULL ………………………………………………………………………. 417
Insertar todas las columnas ………………………………………………………………. 418
Insertar varias filas mediante INSERT INTO…SELECT …………………………….. 418
Eliminar datos de tablas. La sentencia DELETE ………………………………………… 418
Actualizar datos de tablas. La sentencia UPDATE …………………………………….. 420
Cambiar datos con UPDATE ………………………………………………………………. 420
Actualización de todas las filas con UPDATE ………………………………………… 422
Ejercicios ……………………………………………………………………………………………. 422

Capítulo 11. Informes, etiquetas y formularios …………………………………….. 427

Informes …………………………………………………………………………………………….. 427
Crear un informe mediante la herramienta de informes …………………………… 429
Crear un informe mediante el Asistente para informes ……………………………………… 430
Crear etiquetas utilizando el Asistente para etiquetas ……………………………………….. 434
Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco ………………………. 436
Secciones y controles de un informe ……………………………………………………….. 438
Ajustar el informe en la vista Presentación. Totales …………………………………. 440
Ajustar el informe en el vista Diseño. Controles ………………………………………. 442
Ajustar el informe en la vista Informe …………………………………………………….. 443
Obtener una vista previa del informe con Vista preliminar ……………………………… 443
Guardar, imprimir y enviar por correo un informe …………………………………………….. 444
Subinformes …………………………………………………………………………………………………… 444
Formularios ………………………………………………………………………………………… 446
Crear un formulario mediante la herramienta Formulario …………………….. 446
Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido …… 448
Crear un formulario que muestre varios registros con la herramienta
Varios elementos ………………………………………………………………………… 450
Crear un formulario mediante el Asistente para formularios …………………. 451
Crear y editar un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco …. 453
Uso de un formulario para ver e introducir datos en tablas ………………………. 454
Subformularios …………………………………………………………………………………… 456
Capítulo 12. Access, Excel y Word. Importar y exportar …………………………. 459

Combinar correspondencia entre Word y Access …………………………………….. 459
Importar datos de otra base de datos Access ………………………………………….. 464
Importar datos de Excel ……………………………………………………………………….. 467
Importar datos de SQL Server, de otro origen ODBC, ASCII, XML, dBase,
Outlook y HTML ………………………………………………………………………………. 471
Exportar un objeto de base de datos de Access a otra base de datos Access,
a una base de datos ODBC, dBase, etc. ………………………………………………. 476
Exportar datos a Excel ………………………………………………………………………….. 478
Exportar datos a Word …………………………………………………………………………. 481
Índice alfabético …………………………………………………………………………….. 483