Microsoft Access 2013 – en Profundidad

Access 2013 es un programa de Office 2013 presente en sus modalidades avanzadas de distribución. Se trata de una base de datos relacional que ofrece la capacidad de almacenar ordenadamente los datos de trabajo en tablas con la posibilidad de relacionarlas entre sí para facilitar todo tipo de tareas, como consultas, informes, formularios y otros elementos típicos de las bases de datos.

Este libro muestra las posibilidades de trabajo que aporta como valor añadido la nueva versión del programa, entre las que destacan la facilidad de guardar y compartir archivos en la nube y realizar tareas compartidas. Es posible guardar los archivos de Access en SkyDrive o en el sitio de la organización para poder compartirlos e incluso participar en reuniones en línea.

En Access 2013 existe la opción Archivo → Compartir, que permite compartir los archivos con otras personas e incluso participar en reuniones en línea y compartir las hojas de Access. Los asistentes a las reuniones podrán ver los archivos, incluso si no tienen Office instalado.

Access 2013 está integrado en Office 2013, la nueva suite de Microsoft que sustituye y amplía a Office 2010. Lo primero que se observa al abrir Microsoft Office 2013, y por tanto, en todos sus programas, es una apariencia nueva y ordenada que contiene las características que ya conocemos de versiones anteriores, junto con algunas nuevas que ahorran mucho tiempo.

El nuevo Office, y por lo tanto Access 2013, también trabaja con smartphones y tabletas. De esta forma se favorece la portabilidad y se adecua el software a los avances de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación. Access 2013 también se puede integrar en distintos planes de distribución de Office 365.

Ventajas

• Cada capítulo presenta las tareas de Access a través de ejemplos y finaliza con varios ejercicios prácticos resueltos que aportan un valor añadido significativo al texto.
• Guardar y compartir archivos en la nube es una de las características más importantes de Access 2013. Es posible guardar los archivos de Access en SkyDrive o en el sitio de la organización para poder compartirlos. También es posible trabajar junto a otros usuarios en el mismo archivo, al mismo tiempo. El trabajo en la nube es una de las características más interesantes de Access 2013 y constituye un valor añadido esencial en la nueva versión del programa.

Conozca

• Las novedades y características más importantes de Access 2013, así como el diseño y creación de bases de datos relacionales.
• El lenguaje relacional SQL de Access.

Aprenda

• A trabajar con tablas, relaciones, claves, índices y todo tipo de consultas de bases de datos.
• Sobre la importación y exportación de datos a Excel, Word, SQL Server y otros orígenes de datos ODBC.

Desarrolle sus habilidades para: 

• Analizar el trabajo con informes, etiquetas y formularios, así como la interrelación entre Access y Word a través de la combinación de correspondencia.

ÍNDICE

Introducción ………………………………………………………………………………….. XIII

Capítulo 1.

Novedades de Access 2013 ……………………………………………….. 1

Nuevas posibilidades de cifrado, compactación y reparación de archivos …… 1

Trabajo en la nube ………………………………………………………………………………. 2

Compartir la información ……………………………………………………………………… 3

Guardar la información en múltiples formatos ………………………………………… 4

Crear copias de seguridad de bases de datos ………………………………………….. 5

Empaquetado y firma digital de bases de datos ………………………………………. 5

Aplicaciones en la web …………………………………………………………………………. 6

Plantillas …………………………………………………………………………………………….. 7

Datos externos …………………………………………………………………………………… 8

Abrir en un explorador …………………………………………………………………………. 10

Interfaz de usuario creada automáticamente navegación incluida …………….. 11

La barra de acción ……………………………………………………………………………….. 11

Llamadas para configurar las propiedades ………………………………………………. 13

Controles nuevos para trabajar con datos relacionados ……………………………. 13

Nuevas opciones de implementación …………………………………………………….. 15

Capítulo 2

Inicio y entorno de Access 2013 …………………………………………. 17

Inicio de Access 2013 …………………………………………………………………………… 17

Entorno de Access 2013 ……………………………………………………………………….. 19

La cinta de opciones de Access 2013 ……………………………………………………… 20

Barra de herramientas de acceso rápido ………………………………………………… 21

Panel de exploración o de navegación ……………………………………………………. 23

Barra de estado …………………………………………………………………………………… 24

El botón Archivo ………………………………………………………………………………….. 26

Capítulo 3.

Creación de bases de datos en Access 2013 ………………………… 31

Crear una base de datos en Access 2013 ………………………………………………… 31

Crear una nueva base de datos en blanco ……………………………………………. 32

Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla existente ………….. 32

Abrir una base de datos existente en Access 2013 …………………………………… 34

Administrar tablas en la vista Hoja de datos ……………………………………………. 35

Agregar campos y registros a una tabla en la vista Hoja de datos ……………. 35

Agregar un nuevo campo a una tabla existente ……………………………………. 39

Agregar un nuevo campo a una tabla nueva ………………………………………… 40

Definir explícitamente el tipo de datos de los campos …………………………… 40

Definir explícitamente el formato de los campos ………………………………….. 42

Propiedades de campos …………………………………………………………………….. 43

Agregar y eliminar campos de las tablas ……………………………………………… 44

Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Hoja de datos .. 46

Guardar una tabla …………………………………………………………………………….. 47

Ordenar registros en una hoja de datos ………………………………………………. 47

Buscar datos en la hoja de datos ………………………………………………………… 47

Establecer filtros ………………………………………………………………………………. 49

Añadir, modificar y eliminar registros …………………………………………………. 52

Administrar tablas en la vista Diseño ……………………………………………………… 53

Definir o cambiar la clave principal en la vista Diseño ……………………………. 55

Definir las propiedades de los campos en la vista Diseño ………………………. 56

Capítulo 4.

Tablas, relaciones, claves e índices en Access 2013 ……………….. 73

Crear una tabla nueva ………………………………………………………………………….. 73

Crear una tabla en una nueva base de datos ………………………………………… 73

Crear una tabla en una base de datos existente ……………………………………. 74

Relaciones ………………………………………………………………………………………….. 75

Ver las relaciones de tabla existentes en una base de datos …………………… 77

Crear relaciones ……………………………………………………………………………….. 80

Eliminar una relación de tabla ……………………………………………………………. 83

Modificar una relación de tabla ………………………………………………………….. 84

Establecer el tipo de combinación ………………………………………………………. 85

Exigir integridad referencial ……………………………………………………………….. 87

Actualizar y eliminar en cascada los registros relacionados ……………………. 88

Claves principales ………………………………………………………………………………… 91

Claves principales de Autonumérico …………………………………………………… 91

Claves principales de Campo simple ……………………………………………………. 91

Claves principales de Campos múltiples ………………………………………………. 91

Establecer o cambiar la clave principal ………………………………………………… 92

Quitar la clave principal …………………………………………………………………….. 93

Índices ……………………………………………………………………………………………….. 94

Decidir los campos que se van a indizar ………………………………………………. 94

Índices de varios campos …………………………………………………………………… 95

Crear un índice ………………………………………………………………………………… 95

Crear un índice de un solo campo ………………………………………………………. 95

Crear un índice de varios campos ……………………………………………………….. 96

Eliminar un índice …………………………………………………………………………….. 98

Ver y modificar índices ……………………………………………………………………… 99

Creación automática de índices ………………………………………………………….. 99

Capítulo 5.

Consultas en Access 2013. Diseño, creación y tipos ……………….. 107

Consultas ……………………………………………………………………………………………. 107

Crear consultas de selección sencillas …………………………………………………….. 111

Crear una consulta de selección sencilla mediante un asistente ……………… 111

Crear una consulta de selección sencilla mediante la vista Diseño: criterios

de Campo y Orden ……………………………………………………………………………. 114

Especificar varios criterios en una consulta …………………………………………….. 117

Funciones agregadas y otras opciones de la fila total de la cuadrícula

de diseño ……………………………………………………………………………………….. 118

Ver o modificar la instrucción SQL que está detrás de una consulta existente. 120

Crear un campo calculado en una consulta …………………………………………….. 120

Operadores típicos a utilizar en expresiones …………………………………………… 121

Consultas de referencias cruzadas …………………………………………………………. 122

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas …………………………….. 123

Consultas de parámetros ……………………………………………………………………… 126

Consultas de acción ……………………………………………………………………………… 128

Consultas de eliminación ……………………………………………………………………… 129

Eliminar registros de una o varias tablas de una relación uno a uno ……….. 129

Eliminar registros mediante una consulta que incluya solo la tabla «uno»

de una relación uno a varios …………………………………………………………… 130

Eliminar registros mediante una consulta que incluya ambas tablas de una

relación uno a varios ……………………………………………………………………… 130

Consultas de actualización ……………………………………………………………………. 131

Ejemplos de expresiones en consultas de actualización…………………………. 132

Consultas de datos anexados ………………………………………………………………… 133

Consultas de creación de tabla ……………………………………………………………… 135

Capítulo 6.

Lenguaje Access SQL. Definición de datos ……………………………. 153

Introducción a SQL de Access ………………………………………………………………… 153

Elementos básicos de SQL …………………………………………………………………….. 156

Tipos de datos SQL de Access ………………………………………………………………… 157

Tipos de datos equivalentes del SQL de ANSI ………………………………………….. 158

Operadores en SQL para Access …………………………………………………………….. 160

Funciones más importantes en Access SQL ……………………………………………… 162

Funciones numéricas ………………………………………………………………………… 162

Funciones de fecha y hora …………………………………………………………………. 163

Funciones de cadena ………………………………………………………………………… 164

Funciones de agregado ……………………………………………………………………… 165

Usar caracteres comodín en la comparación de cadenas ……………………….. 168

SQL y las consultas de acción y definición de datos ………………………………….. 170

Usar sintaxis SQL en Access. Vista SQL ……………………………………………………. 170

Lenguaje de definición de datos en Access SQL ……………………………………….. 173

Creación de las tablas de una base de datos. Sentencia CREATE TABLE ……. 173

Restricciones. La cláusula CONSTRAINT ……………………………………………….. 174

Inserción de registros en las tablas de una base de datos.

Sentencia INSERT ………………………………………………………………………….. 178

Creación de tablas en el entorno SQL de Access ……………………………………… 180

Creación de índices con CREATE INDEX ………………………………………………….. 190

Capítulo 7.

Lenguaje Access SQL. Consulta de datos ……………………………… 199

Access SQL: lenguaje de consulta de datos ……………………………………………… 199

Sentencia SELECT ………………………………………………………………………………… 200

Cláusula FROM ………………………………………………………………………………… 202

Cláusula WHERE ………………………………………………………………………………. 202

Cláusula GROUP BY …………………………………………………………………………… 205

Cláusula ORDER BY …………………………………………………………………………… 206

Cláusula IN …………………………………………………………………………………… 207

Cláusula HAVING ……………………………………………………………………………… 208

Cláusula WITH OWNERACCESS OPTION ………………………………………………. 209

Predicados ALL, DISTINCT, DISTINCTROW, TOP …………………………………….. 210

Sentencia SELECT…INTO ………………………………………………………………………. 212

Observaciones relativas a la sentencia SELECT ………………………………………… 213

Selección de filas …………………………………………………………………………………. 213

Filas duplicadas y la cláusula DISTINCT ………………………………………………… 215

Ordenación de los resultados de una consulta ………………………………………… 216

Columnas calculadas ……………………………………………………………………………. 218

Renombrar columnas: cláusula AS …………………………………………………………. 220

Consultas con condiciones de búsqueda ………………………………………………… 220

Contrastes de comparación ……………………………………………………………….. 221

Contraste de rango: cláusula BETWEEN…AND ……………………………………… 222

Contraste de pertenencia a un conjunto: cláusula IN …………………………….. 223

Contraste de valor nulo: cláusula IS NULL ……………………………………………. 224

Contrastes compuestos: cláusulas AND, OR y NOT ……………………………….. 225

Combinación de consultas: cláusula UNION ……………………………………………. 226

Capítulo 8.

Consultas resumen y multitabla en SQL ………………………………. 239

Access SQL: consultas multitabla …………………………………………………………… 239

JOIN de dos tablas ……………………………………………………………………………….. 240

JOINS con criterios de selección de filas ………………………………………………. 243

JOINS con múltiples columnas de emparejamiento ………………………………. 244

JOINS de tres o más tablas ……………………………………………………………………. 245

JOIN con condiciones de búsqueda sin igualdad ………………………………………. 248

JOINS internos y externos …………………………………………………………………….. 249

JOIN EXTERNO completo …………………………………………………………………… 250

JOIN EXTERNO izquierdo y derecho …………………………………………………….. 251

INNER JOIN …………………………………………………………………………………………. 253

LEFT JOIN, RIGHT JOIN …………………………………………………………………………. 254

Casos especiales en consultas multitabla ………………………………………………… 258

Consultas resumen ………………………………………………………………………………. 262

Funciones de agregado en la lista de selección …………………………………….. 262

Función COUNT(*) ……………………………………………………………………………. 265

Valores NULL en las funciones de agregado …………………………………………. 266

Agrupar filas con GROUP BY ………………………………………………………………. 267

Capítulo 9.

Funciones avanzadas y subconsultas SQL ………………………………………………. 279

Subconsultas ………………………………………………………………………………………. 279

Reglas de las subconsultas ……………………………………………………………………. 283

Subconsultas con IN …………………………………………………………………………….. 284

Subconsultas con operadores de comparación ………………………………………… 286

Subconsultas con EXISTS ………………………………………………………………………. 287

Subconsultas con ANY, SOME o ALL ………………………………………………………. 289

Uso avanzado de funciones …………………………………………………………………… 291

Funciones de cadena ………………………………………………………………………… 291

Funciones numéricas ………………………………………………………………………… 292

Funciones agregadas o estadísticas …………………………………………………….. 293

Funciones de fechas y horas ………………………………………………………………. 295

Capítulo 10.

Modificación de datos en Access SQL …………………………………………………….. 301

Lenguaje de modificación de datos en SQL ……………………………………………… 301

Modificación de tablas con ALTER TABLE …………………………………………….. 301

CREATE TABLE, ALTER TABLE y las restricciones de integridad …………… 304

Restricciones PRIMARY KEY ……………………………………………………………….. 304

Restricciones FOREIGN KEY ……………………………………………………………….. 305

Restricciones de integridad referencial en cascada ……………………………….. 307

Restricciones UNIQUE ………………………………………………………………………. 307

Definiciones DEFAULT ……………………………………………………………………….. 308

Permitir valores NULL ……………………………………………………………………….. 308

ALTER TABLE y ADD: cambios en columnas, tablas y restricciones

de integridad …………………………………………………………………………………… 315

CREATE INDEX: añadiendo índices a las tablas …………………………………………. 316

ALTER TABLE y DROP: borrado de columnas y restricciones de integridad ….. 318

Borrado de tablas e índices con DROP ……………………………………………………. 318

Introducir datos en tablas. La sentencia INSERT ………………………………………. 319

Insertar una fila mediante INSERT INTO…VALUES …………………………………. 320

Insertar valores NULL ……………………………………………………………………….. 321

Insertar todas las columnas ……………………………………………………………….. 322

Insertar varias filas mediante INSERT INTO…SELECT ……………………………… 322

Eliminar datos de tablas. La sentencia DELETE …………………………………………. 322

Actualizar datos de tablas. La sentencia UPDATE …………………………………….. 324

Cambiar datos con UPDATE ……………………………………………………………….. 324

Actualización de todas las filas con UPDATE ………………………………………… 326

Capítulo 11.

Informes, etiquetas y formularios …………………………………….. 331

Informes …………………………………………………………………………………………….. 331

Crear un informe mediante la herramienta de informes …………………………… 333

Crear un informe mediante el Asistente para informes …………………………….. 334

Crear etiquetas utilizando el Asistente para etiquetas ……………………………… 338

Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco …………………. 340

Secciones y controles de un informe ……………………………………………………… 342

Ajustar el informe en la vista Presentación. Totales …………………………………. 344

Ajustar el informe en la vista Diseño. Controles ………………………………………. 346

Ajustar el informe en la vista Informe …………………………………………………….. 347

Obtener una vista previa del informe con Vista preliminar ……………………….. 347

Guardar, imprimir y enviar por correo un informe …………………………………… 348

Subinformes ……………………………………………………………………………………….. 348

Formularios ………………………………………………………………………………………… 350

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario ……………………… 350

Crear un formulario dividido mediante la herramienta

Formulario dividido ……………………………………………………………………….. 352

Crear un formulario que muestre varios registros con la herramienta

Varios elementos …………………………………………………………………………. 353

Crear un formulario mediante el Asistente para formularios ………………….. 355

Crear y editar un formulario mediante la herramienta Formulario

en blanco …………………………………………………………………………………… 357

Uso de un formulario para ver e introducir datos en tablas ………………………. 358

Subformularios …………………………………………………………………………………… 360

Capítulo 12.

Access, Excel y Word. Importar, exportar y combinar

correspondencia …………………………………………………………………………….. 363

Importar datos de otra base de datos Access ………………………………………….. 363

Importar datos de Excel ……………………………………………………………………….. 367

Importar datos de SQL Server, de otro origen ODBC, ASCII, XML, DBASE,

OUTLOOK y HTML …………………………………………………………………………….. 371

Exportar un objeto de base de datos Access a otra base de datos Access,

a una base de datos ODBC, DBASE, etc. ………………………………………………. 376

Exportar datos a Excel ………………………………………………………………………….. 378

Exportar datos a Word …………………………………………………………………………. 381

Combinar correspondencia entre Word y Access …………………………………….. 383

Índice analítico ………………………………………………………………………………. 389